Varhaiskasvatuksella tarkoitetaan lapsen suunnitelmallista ja tavoitteellista kasvatuksen, opetuksen ja hoidon muodostamaa kokonaisuutta, jota toteutetaan päiväkodissa, ryhmäperhepäiväkodissa, perhepäivähoidossa tai muuna varhaiskasvatuksena. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on varhaiskasvatuksen sekä esiopetuksen hakemusten käsittely, paikan myöntäminen ja asiakasmaksun määrääminen, lapsiluetteloiden pitäminen ja toiminnan mahdollistaminen toimintayksiköittäin sekä tilastointi. Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat mm.: 

-          EU:n yleinen tietosuoja-asetus

-          Varhaiskasvatuslaki (540/2018)

-          Lastensuojelulaki (417/2007)

-          Perusopetuslaki (238/1998)

-          Laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (115/2017)

Tietoja saamme ensisijaisesti lasten huoltajilta, Väestörekisterikeskuksen ylläpitämästä väestötietojärjestelmästä sekä yksityisiltä palveluntuottajilta (yksityiset päiväkodit).

Keräämme lapsesta ja perheestä mm. seuraavat tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, huoltajien työpaikan yhteystiedot, tiedot lapsen terveydentilasta ja tiedot perheen tuloista.

 Varhaiskasvatuspalveluista siirrämme henkilötietoja vain lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi (esim. varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda, Kela, ostopalveluna esiopetusta tarjoavat yksityiset päiväkodit). Yhteistyökumppaneille (esim. neuvola, sosiaali- ja terveyspalvelu, perusopetus) luovutamme tietoa vanhempien luvalla.

Henkilötietoja säilytetään lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti. Tietoihin voi liittyä useita eri säilytysaikoja. Varhaiskasvatushakemus sekä muuta varhaiskasvatukseen liittyvät asiakirjat säilytetään 10 vuotta hoidon päättymisestä

Esiopetukseen liittyvät asiakirjat säilytetään pääsääntöisesti 10 vuotta.

Tietoja käsitellään ja säilytetään sähköisessä asiakastietojärjestelmässä (ProConsona, Vaka-mukana) sekä paperisina asiakirjoina. Asiakastietojärjestelmän tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajauksin. Manuaalisesti kerättyä tietoa käsitellään ja säilytetään yksiköissä tai varhaiskasvatuspalveluiden toimistoissa niin, että pääsy tietoihin ulkopuolisilta on estetty. Henkilöstö on vaitiolovelvollinen.

Lisätietoa varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardaan siirrettävistä tiedoista: https://www.oph.fi/fi/palvelut/varhaiskasvatuksen-tietovaranto-varda